Restructuration ou réduction d’effectifs : par où commencer ?

Étape 1 : Analyser le contexte et l’environnement de votre entreprise

Toute réorganisation nécessite un travail amont indispensable à la réussite de votre projet. Lors de cette étape préparatoire, il convient de réaliser une analyse préalable afin de poser et calibrer le projet de restructuration ou de réduction d’effectifs en fonction de vos enjeux, et du contexte interne de votre entreprise. En mettant tout à plat, vous aurez plus d’éléments pour préparer et mener à bien votre projet, en cherchant autant que possible à prévenir ou à limiter les impacts négatifs.

Vous étudierez notamment :

• L’activité et les enjeux du secteur d’activité
• Les effectifs actuellement en place, leurs champs de compétences.
• La culture interne et les relations au sein de l’entreprise
• La qualité du dialogue social déjà en place
• La dynamique managériale instaurée

Étape 2 : Réaliser un mapping des acteurs et des parties prenantes

Lorsque l’on envisage de déployer ce type de dispositif, un vent de discrétion, voire de confidentialité souffle naturellement sur l’entreprise. Pourtant, la qualité de la communication et la culture du dialogue interne sont un facteur clé de la réussite de tout projet de réorganisation. Un tel projet ne se construit pas seul : il est même essentiel de bien identifier et apprendre à connaître les acteurs, directs et indirects, qui pourront jouer un rôle essentiel autour d’un tel projet, que ce soit dans sa préparation que dans sa phase de mise en oeuvre.

Très concrètement , il s’agit d’identifier, apprendre à connaître les différentes parties prenantes qui seront impactés :

• Les acteurs internes : les partenaires sociaux, les managers, les relais au sein de l’entreprise,
• Les acteurs externes : les clients, les fournisseurs, les services de santé au travail, l’Administration, la Préfecture, la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités), le Ministère du Travail, les conseils institutionnels, cabinet de conseil RH spécialisé en outplacement

La réalisation d’une cartographie pourra vous aider à avoir une représentation claire des acteurs et des interactions qui les connectent. Vous vous représenterez ainsi les entités qui pourront jouer un rôle de facilitateur, de conseil et d’appui dans la conduite de votre projet. Soyez-en convaincu : vous n’êtes pas seul, et vous pouvez disposer d’accompagnements et des conseils spécialisés pour vous aider dans vos démarches !

Étape 3 : Cadrer le projet dans les grandes lignes et préparer son planning

Rentrons maintenant dans le concret du projet, si vous le voulez bien. Après avoir défini les enjeux et les acteurs, vous pouvez cadrer le projet en déterminant ses grandes lignes opérationnelles. Positionnez également votre projet dans le temps. Il est important de pouvoir synchroniser l’économique, le financier, le social et le juridique. Déterminez donc les grandes phases du projet et les jalons concrets de celles-ci, ainsi que le calendrier managérial qui en découle.

• Nombre de départs
• Rapidité des départs
• Taille de l’effectif visé une fois stabilisé

Ces éléments dépendent naturellement des contraintes que l’entreprise rencontre sur le plan économique et des solutions juridiques qui seront retenues pour résoudre cette situation. Cette méthode organisationnelle sera quoi qu’il arrive un point d’appui précieux tout au long de la conduite du projet.

Étape 4 : Identifier les obligations de l’employeur et préparer le contenu

Dans un projet de restructuration ou de réduction d’effectifs, les obligations légales et les aspects juridiques sont à bien considérer. Tout employeur qui rencontre des difficultés économiques sérieuses et avérées peut légalement imaginer un projet de licenciement économique. Seulement, pour sauvegarder au maximum les emplois précieux pour notre économie, l’entreprise doit en amont avoir mis en place toutes les mesures qui permettent d’éviter le licenciement des salariés.

Quelques actions concrètes à envisager :

• Mesure de prévention (la formation : afin de développer les compétences des salariés)
• Mesure d’accompagnement (reconversion vers d’autres métiers)
• Mesure de reclassement (mobilité interne)

Si malgré la mobilisation de ces mesures préventives, le licenciement de salariés ne peut être évité, les obligations suivantes s’appliquent :

• Informer le Comité Social et Économique (CSE) sur les raisons et conditions du licenciement, et négocier un accord sur les mesures d’accompagnement proposées.
• Informer la DREETS des licenciements envisagés et prononcés, et les faire valider (parfois nécessaire selon la taille de l’effectif concerné par le licenciement économique).

Le détail des obligations légales et leur application est disponible ici.

Étape 5 : Prévoir le cadre budgétaire

Un tel projet doit toujours être étudié sur le plan financier. Nous recommandons notamment de :

• Définir l’enveloppe budgétaire du projet
• Estimer le chiffrage des différentes mesures en associant l’équipe financière
• Définir la cible et la fourchette de négociation
• Réaliser les arbitrages et valider les principales orientations

Le périmètre financier est à bien évaluer, notamment pour une entreprise à taille humaine dont l’assiette économique est plus réduite, et pour qui l’impact d’une erreur de calcul serait importante. Estimer le budget, c’est aussi anticiper le projet et se donner toutes les chances d’être aidé. Le rôle de conseil et d’accompagnement de la DREETS est bien souvent encore trop méconnu par les entreprises : les informer de vos difficultés, leur présenter votre projet est une bonne pratique qui vous permettra de bénéficier de leurs conseils et parfois d’être guidés vers les dispositifs d’aides financières appropriées. N’oublions pas que l’intérêt collectif reste de maintenir au maximum les emplois, notamment en soutenant les entreprises lorsque c’est possible.

Étape 6 : Travailler la relation avec les partenaires sociaux

Les partenaires sociaux peuvent également favoriser le bon déroulement de votre projet, surtout si vous avez noué ensemble une relation de travail constructive en amont. Chaque entreprise peut instaurer des conditions favorables au dialogue, en misant sur des valeurs et principes incontournables : respect, humilité, transparence, confiance.

Un dialogue ouvert et sain permet de créer un contexte d’écoute, et de préparer le terrain de la négociation. Ce climat offre tout d’abord plus de sérénité sur le plan humain, et permet également de mieux maitriser le budget total du projet en orientant les négociations sur les dispositifs d’accompagnement les plus pertinents :  plus des partenaires sociaux qui comprennent les enjeux de poursuite de l’activité de votre entreprise, plus ils seront plus à même d’être constructifs. Ce type de relation partenariale permet de co-construire le projet avec eux et d’aboutir à un schéma équitable pour les parties. Cette qualité de relation se construit dans le temps, par les échanges réguliers et le dialogue, y compris en dehors des instances.

Pour explorer ce sujet plus en profondeur, accédez dès à présent à une discussion d’1h entre nos experts, qui vous apportent tous leurs conseils pour mener aussi sereinement que possible votre projet.

Notre cabinet de conseil RH peut également être à vos côtés aux différentes étapes de votre projet : conseil à la négociation sociale, point d’information pour les salariés, animation d’un plan de départs volontaires, antenne de reclassement pour favoriser le retour à l’emploi rapide des collaborateurs impliqués.