Pourquoi et comment intégrer un SIRH dans son entreprise ?

Qu’est-ce qu’un SIRH ?

Un SIRH (système d’information des ressources humaines) est un outil dédié à la gestion des RH. Il comprend différents modules (ou briques logicielles), couvrant chacun un domaine : paie, formation, absences, recrutement, GPEC, pilotage RH, etc. Ces modules sont interconnectés, ce qui permet de mutualiser les données et de produire des tableaux de bord transversaux.

Le SIRH s’adapte aux besoins de l’entreprise en choisissant les modules appropriés. Il a pour objectif d’optimiser les processus RH en automatisant certaines tâches. Son utilisation se veut simple et s’adresse à l’ensemble des collaborateurs, en vue d’améliorer l’efficacité de leurs échanges avec le service des ressources humaines.

Son adoption s’inscrit dans la tendance de digitalisation de la fonction RH, aux côtés des sessions d’intégration en e-learning ou encore des enquêtes de satisfaction des collaborateurs en ligne.

Les atouts du SIRH pour le service RH et les dirigeants

Gain de temps dans les processus RH

L’utilisation d’un SIRH va optimiser le temps du service des ressources humaines en automatisant les tâches administratives répétitives. L’équipe gagnera en productivité et pourra se focaliser sur des missions plus stratégiques et plus stimulantes.

Meilleur pilotage stratégique

La collecte de données permise par le SIRH sera un atout certain pour suivre les indicateurs liés aux ressources humaines : absentéisme, turnover, évolution des effectifs, etc. Autant d’informations nécessaires à une prise de décision efficace et à une meilleure gestion de l’humain (risques psychosociaux notamment) par l’équipe RH et les dirigeants.

Assurance de la conformité aux obligations légales

La gestion des ressources humaines est soumise à de nombreuses contraintes légales qui évoluent au fil du temps. Le SIRH tient compte des réglementations et comporte des mises à jour régulières pour s’y conformer. Ainsi, les processus RH de l’entreprise qui l’utilise bénéficient de ce suivi rigoureux.

Envie de rafraîchir vos dispositifs RH ? Découvrez aussi notre top 7 des outils pour le DRH !

Les avantages du SIRH pour l’expérience collaborateur

Si le SIRH est un dispositif de gestion des ressources humaines, il n’est pas seulement utile au service RH. Son intégration bénéficie à l’ensemble des collaborateurs et contribue à la performance globale de la société. Voici pourquoi vous devez intégrer un SIRH à votre entreprise !

Amélioration du traitement des demandes des collaborateurs

Par le biais du SIRH, chaque collaborateur transmet de façon autonome ses demandes au service RH et suit leur traitement (paie, congés, formations, etc.). Au-delà d’une plus grande fluidité dans les échanges, ce dispositif assure une harmonisation des process RH de l’entreprise.

Promotion du travail collaboratif

La digitalisation du service RH le pousse à collaborer plus efficacement avec les autres services. Terminé le papier ! Numériser les documents tels que les contrats de travail ou les fiches de paie fait entrer ce service dans l’ère actuelle et facilite l’interface avec le reste de l’entreprise.

Valorisation des talents

Installer un SIRH, c’est assurer une meilleure gestion des données des collaborateurs et leur permettre d’être acteurs de leur vie professionnelle. L’amélioration des procédures par le SIRH profite aussi aux candidats lors des recrutements.

Comment mettre en place un SIRH ?

L’adoption d’un SIRH demande une réflexion en amont, afin de vous orienter vers la solution la plus adaptée à vos besoins. Alors, comment intégrer un SIRH dans son entreprise ? Voici 4 étapes à considérer :

1.     Faire le point sur vos outils actuels et vos processus clés

Procéder à l’inventaire des processus déjà en place en interne et des outils de gestion utilisés par votre service RH vous permettra d’évoluer vers un outil qui sera en adéquation avec vos pratiques. Plus vous identifierez avec précision comment circule la donnée RH au sein votre entreprise, mieux vous déterminerez les fonctionnalités clés à retrouver dans votre futur outil.

Un SIRH doit vous faire gagner du temps, mais n’a pas forcément vocation à tout chambouler chez vous, il doit au contraire venir au plus proche de ce qui fonctionne déjà bien chez vous pour vous permettre de l’automatiser. Par exemple, si vos managers participent à vos recrutements, votre SIRH doit le permettre de façon intuitive dans son module de recrutement.

Au passage, vous n’êtes pas à l’abri d’identifier parmi vos pratiques RH quelques trous dans la raquette, pertes de temps inutiles ou usages obsolètes à re-challenger. L’arrivée d’un outil est toujours une formidable opportunité de restructuration et de nouveau départ !

2.     Définir vos besoins avec les personnes référentes

Le SIRH constitue une interface entre l’équipe RH et les différents services/collaborateurs. Ainsi, lors de la synthèse des besoins, vous devrez consulter les managers des autres fonctions de l’entreprise (stratégie, budget, etc.). Ces derniers pourront faire remonter les aspects à prendre en compte, en tant que responsables et en tant que collaborateurs.

3.     Rédiger le cahier des charges du SIRH

Pour formaliser votre projet SIRH, vous devrez notamment éclaircir :

• les objectifs de l’adoption du SIRH ;
• les fonctionnalités attendues (modules) ;
• la place accordée au SIRH par rapport aux outils utilisés actuellement ;
• le budget disponible ;
• le planning de mise en place.

Ces éléments guideront votre quête d’un logiciel SIRH adapté, mais serviront également à l’éditeur de logiciel pour vous conseiller et comprendre vos besoins.

4.     Choix de l’éditeur de logiciel et intégration

Consulter plusieurs éditeurs de solutions SIRH vous permettra d’avoir une idée des prestations proposées et de leur prix. Une fois que vous aurez choisi celui qui répond le mieux à vos attentes, le SIRH pourra être intégré et paramétré avec vos données. Les tests et retours d’expérience en interne pourront donner lieu à des améliorations.

Pour que le SIRH soit performant, il faut que chaque collaborateur ait conscience de son intérêt à l’utiliser. Pensez à former l’ensemble des talents à ce nouvel outil et restez à l’écoute des attentes futures afin de faire évoluer votre SIRH.

Passer par un cabinet de conseil RH peut vous permettre de bénéficier d’un audit complet de vos pratiques actuels, d’une aide à la construction de votre cahier des charges, d’un choix d’outils avisé parmi tout un ensemble d’éditeurs sur le marché, et de tarifs privilégiés pour le déploiement.

Nous espérons avoir éclairé votre lanterne sur pourquoi et comment intégrer un SIRH dans votre entreprise ! Loin d’être aussi complexe qu’il n’y paraît, l’utilisation d’une telle solution pourrait bien vous changer la vie, et celle de vos collaborateurs.