7 conseils pour mener un entretien annuel d’évaluation

Dans cet article, nous revenons sur le sujet traité par Manon Silvain (DRH chez Lucca) et François Gougeon (co-fondateur de Happy to meet you) pendant notre webinar sur le sujet.

Quels sujets aborder pendant l’entretien ?

La tenue et le contenu de l’entretien annuel d’évaluation ne sont pas imposés par la loi. Il n’y a donc pas de règle en la matière : chaque entreprise doit adapter le contenu de ses entretiens annuels à sa culture managériale et à ses contraintes.

Selon une enquête menée par la société Lucca auprès de ses clients, seuls 4,8% d’entre eux s’intéressent au développement du collaborateur dans les questions posées pendant l’entretien annuel.

Si aucun contenu n’est imposé, il y a cependant quelques bonnes pratiques à retenir. La première erreur, c’est de vouloir aborder tous les sujets pendant l’entretien annuel d’évaluation, au risque de le rendre fastidieux à la fois pour les collaborateurs et les managers. Chez Lucca, l’entretien annuel est uniquement consacré au développement du collaborateur : la performance globale sur l’année (adéquation des compétences, adéquation aux valeurs/soft-skills), la projection dans sa carrière, et un focus formation. Les objectifs sur l’année à venir sont liés au développement personnel, et non à des objectifs métier qui sont traités dans des entretiens trimestriels.

Chez Happy to meet you, l’entretien annuel d’évaluation repose sur une culture du feedback. Même s’il ne faut pas attendre la fin d’année pour récolter le feedback de ses équipes, rares sont les managers qui le font au quotidien. L’entretien annuel doit alors devenir un moment d’échange en toute confiance, afin de ne pas brider les collaborateurs dans leur prise de parole.

Doit-on parler de rémunération ?

En ce qui concerne le sujet de la rémunération, là encore, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise réponse. Définissez en amont s’il s’agit d’une discussion à lier à votre période d’entretiens annuels ou non. Chez Happy to meet you, l’une des thématiques étant consacrée à l’atteinte des objectifs, la rémunération fait partie intégrante de l’échange. Pour François Gougeon, si l’entretien ne doit pas être un moment de négociation à proprement parler, il est néanmoins nécessaire de laisser les collaborateurs s’exprimer sur leurs souhaits d’évolution salariale.

A contrario, pour Manon Silvain, il est important de décorréler l’entretien annuel du sujet de la rémunération pour éviter de parasiter les discussions sur l’évolution du collaborateur. Ce point est traité à un autre moment bien spécifique.

À quel moment de l’année les entretiens annuels doivent-il se dérouler ?

Chez Happy to meet you, comme il est question de rémunération pendant l’entretien, ce dernier est réalisé au moment de la clôture de l’exercice fiscal. Cela permet de lier ces discussions aux budgets globaux de l’entreprise sur l’année à venir. L’idéal est de prévoir un deuxième entretien à mi-année, moins formel, pour faire le point sur les objectifs en cours et préserver la motivation des équipes.

Chez Lucca l’entretien annuel est plutôt positionné sur une période calme d’un point de vue opérationnel pour les équipes.

Comment limiter la subjectivité de l’entretien annuel ?

Selon Manon Silvain et François Gougeon, plusieurs pratiques permettent de gagner en objectivité lors des entretiens annuels d’évaluation :

• Classiquement, demander au collaborateur et au manager de préparer l’entretien en amont à l’aide de trames d’entretien. Cela permet une meilleure structure de l’entretien en évoquant les points essentiels.
• Donner au manager la possibilité d’accéder à l’auto-évaluation du collaborateur avant qu’il ne remplisse sa propre partie.
• Mettre en place une évaluation collégiale quelques jours avant l’entretien pour aider le manager à mieux préparer l’évaluation de son collaborateur en s’appuyant sur les avis des équipes qui travaillent régulièrement avec lui.

Comment préparer ce moment ?

En complément des réponses apportées ci-dessus, il est intéressant de :

• Communiquer assez tôt sur le planning de la campagne des entretiens annuels.
• Organiser des ateliers avec les managers volontaires pour les rassurer et les coacher sur l’animation des entretiens.
• Envoyer les grilles d’entretien au minimum 15 jours avant pour que le collaborateur et le manager prennent un temps confortable pour les remplir.

Faut-il s’équiper d’un outil ?

Les DRH ont souvent de nombreux sujets à traiter en simultané. S’équiper d’un outil pour gérer ses campagnes d’entretiens annuels d’évaluation devient vite indispensable pour se libérer des aspects très administratifs, avoir une meilleure visibilité, et assurer un suivi personnalisé et objectif du collaborateur. Grâce à des solutions comme Poplee (promis, on n’a pas d’actions chez Lucca !), il devient plus facile d’extraire et d’analyser la donnée récoltée dans le cadre de la campagne d’entretiens pour préparer un plan d’actions RH. De plus, le module de gestion des entretiens s’interface parfaitement avec les autres modules RH et permet un suivi global de l’évolution des collaborateurs.

Néanmoins, pour qu’un tel outil puisse réellement performer, assurez-vous d’avoir un process et des trames bien rodés.

Et après l’entretien annuel, il se passe quoi ?

L’analyse des données de l’entretien annuel d’évaluation vous orientera vers les actions à mettre en place :

• Si vous avez détecté une problématique, il est essentiel de déclencher un point avec le collaborateur ou le manager pour en discuter.
• En ce qui concerne l’adéquation des compétences, des formations ou des actions de mobilité interne seront à privilégier.
• Si vous avez détecté un haut niveau d’implication aux valeurs de l’entreprise, n’hésitez pas à mettre en place des projets de parrainage, ou à engager la personne dans des projets internes à l’entreprise.
• Pour le sujet de la performance du collaborateur, des actions de promotion salariale, ou une évolution de poste peuvent être envisagées.

Globalement, s’il y a eu un vrai échange pendant l’entretien, les actions s’imposeront naturellement à vous. Parfois la solution vient même directement du collaborateur.

Pour encore plus de conseils pour bien mener un entretien annuel d’évaluation, visionnez le replay de notre webinar « Entretien annuel d’évaluation : 7 pratiques pour se réinventer » ou contactez-nous pour apprendre à mener des entretiens annuels performants.