Le processus d’offboarding, pour enrichir l’expérience collaborateur jusqu’à la fin

Soigner l’offboarding : un enjeu capital

Un adieu bâclé pourrait impacter directement l’image de votre marque employeur et la réputation de votre entreprise de façon plus globale. En cessant de porter les couleurs de votre maillot, le collaborateur éconduit pourrait communiquer négativement à propos de votre entreprise. Créer un processus d’offboarding (littéralement débarquement en anglais) permet d’éviter ces bévues et il est plus que temps de vous y mettre ! À l’ère des réseaux sociaux, il est devenu facile de communiquer auprès d’une large audience. Un collaborateur s’étant senti rejeté comme un malpropre par son entreprise suite à l’annonce de son départ pourrait créer un post cinglant, lu et partagé par des milliers de personnes sur le Web. Ce genre de bad-buzz arrive fréquemment et il peut être difficile de s’en remettre.

La vie d’un professionnel est rythmée par 3 étapes clés. Le recrutement et l’intégration dans l’entreprise sont la première étape. Les grandes entreprises consentent d’ailleurs des investissements conséquents pour que leurs processus de recrutement et d’onboarding soient véritablement efficaces. Vient ensuite la seconde étape, l’évolution du professionnel en interne, l’assimilation de nouvelles compétences et son identification à la culture d’entreprise. Là encore, les entreprises font un maximum pour que l’évolution de leur collaborateur au sein de leurs locaux se passe le mieux possible. Salle de détente, Chief Happiness Manager, événements de team building, horaires aménageables, formations régulières ont été mis en place pour que le salarié se sente bien dans son entreprise et qu’il y reste. C’est au niveau de la troisième étape que les efforts manquent parfois : le départ. Quand un salarié décide de quitter la société qui l’emploie, cela peut être pour de multiples raisons. Il cherche peut-être à se rapprocher de son conjoint, à se challenger davantage ou à trouver un travail plus proche de son domicile. Il faut bien comprendre que le départ du collaborateur n’est pas forcément synonyme de trahison et d’abandon. Trop d’entreprises se sentent encore flouées et prennent le départ d’un salarié comme un affront personnel, sans essayer de se mettre à sa place. Et c’est malheureux, car en réagissant de la sorte, l’offboarding est mal géré et peut créer des conséquences néfastes pour les deux parties. Afin d’éviter de réduire les efforts produits lors des deux premières étapes à néant, nous allons vous donner quelques conseils pour mettre en place un processus d’offboarding réussi.

Offboarding : définition

Nous l’avons dit, l’onboarding, c’est l’intégration, l’embarquement d’une nouvelle recrue sur votre navire. « On » en anglais étant l’antonyme de « Off », on comprend bien ce qu’offboarding veut dire. Alors qu’est-ce que l’offboarding ? Voici une définition simple : il s’agit ni plus ni moins du débarquement d’un fidèle matelot, du départ d’un collaborateur. Et comme pour l’onboarding qui ne se concentre pas uniquement sur le premier jour de l’arrivée d’une recrue, l’offboarding est bien plus que l’organisation du pot de départ de José le jour J. L’offboarding doit se focaliser sur les dernières semaines du collaborateur au sein de l’entreprise pour que l’au-revoir soit le plus fluide possible. Rassurez-vous, cela paraît peut-être compliqué, mais il n’en est rien. Il s’agit le plus souvent de simple bon sens, comme vous allez le voir dans nos conseils pour créer un processus d’offboarding efficace.

L’intérêt de créer un processus d’offboarding

La mise en place d’un processus d’offboarding offre de nombreux avantages, à tel point qu’on pourrait se demander pourquoi les entreprises n’en font pas leur cheval de bataille. Déjà, le salarié qui quitte son emploi dans d’excellentes conditions n’aura pas de rancune envers son employeur. Il restera donc un ambassadeur potentiel pour votre marque employeur et votre entreprise en général. Il restera ou deviendra peut-être même client en passant de l’autre côté du comptoir.

L’autre avantage non-négligeable est en lien avec le phénomène des « employés boomerang » et de celui du « job hopping ». Effectivement, 15% des employés retournent travailler dans l’une de leurs anciennes entreprises après l’avoir quittée pendant une période indéterminée. C’est ceux-là que désigne l’appellation « employés boomerang ». Vous comprendrez alors tout l’intérêt de ne pas vous mettre vos salariés à dos au moment de leur départ. Et si vous pensez que ces personnes retournent leur veste en revenant dans leur ancienne entreprise, sachez que vous passez à côté d’une opportunité d’économies très intéressante. Un employé qui revient chez vous n’a pas besoin de la même attention, ni des mêmes formations qu’une recrue inconnue, ce qui réduit inévitablement les coûts du recrutement. Qui plus est, cette personne est déjà familière de votre culture d’entreprise et ne requiert pas un long processus de recrutement ! Si les « employés boomerang » ne sont que 15% aujourd’hui, imaginez combien ils pourraient être à l’avenir avec la mise en place d’un processus d’offboarding cohérent dans la majorité des entreprises !

Par ailleurs, force est de constater que le phénomène du « job hopping » qui consiste à changer régulièrement d’employeur n’a jamais été aussi présent. La génération Y est particulièrement touchée par ce phénomène : elle changerait en moyenne d’emploi 3 fois en 5 ans ! Mathématiquement, ces jeunes risquent fort de grossir les rangs des « employés boomerang ». Voilà une raison de plus pour mettre en place un processus d’offboarding qui tient la route. Effectivement, l’effet boomerang n’est envisageable que si les adieux ont été faits convenablement. Il est difficile d’imaginer quelqu’un revenir travailler dans une entreprise qui l’a humilié en coupant ses accès du jour au lendemain ou en lui montrant la porte sans la moindre gratitude.

Enfin, et ce n’est pas négligeable, savoir traiter le départ d’un collaborateur correctement, c’est limiter l’impact de ce départ sur les employés qui restent dans votre entreprise. En montrant de la considération au salarié qui s’en va, vous en montrez indirectement à ceux qui restent ! Leur productivité en l’absence d’une relève n’en sera que meilleure et l’ambiance au bureau ne sera pas massacrante. Deux points de plus pour Gryffondor, enfin pour l’offboarding.

Les étapes pour un offboarding réussi

Maintenant que vous êtes convaincu de la nécessité de mettre en place un tel processus dans votre société, il vous reste encore à savoir comment vous y prendre. Les conseils et les astuces qui vont suivre sont justement là pour vous y aider.

Mettre son ego de côté

Il peut être difficile d’entendre l’un de ses employés vous dire qu’il veut quitter l’entreprise pour chercher quelque chose ailleurs. Mais il faut être capable de ne pas prendre la chose trop à cœur et trop personnellement. La première chose à faire est donc de comprendre les motivations de celui qui s’en va et de l’encourager, le cas échéant, en lui indiquant que la porte reste ouverte s’il désire revenir.

Annoncer la nouvelle au reste de l’équipe

Par pitié, évitez d’en faire un tabou : c’est clairement la pire des choses à faire ! Le mieux est de communiquer sur la décision du salarié qui s’en va devant le reste de l’équipe et, si possible, que ce soit le salarié en question qui l’annonce. Il pourra expliquer sa décision aux membres de l’équipe et organiser son départ avec l’aide de cette dernière en parlant des dossiers qu’il faut clôturer, par exemple.

Transmettre le savoir

Cette tâche est à faire plusieurs semaines avant le départ du collaborateur, c’est pourquoi communiquer sa décision de quitter l’entreprise est absolument nécessaire. Une fois la pilule avalée, le salarié qui s’en va doit donner toutes les informations nécessaires à son successeur ou au reste de l’équipe pour que son départ impacte le moins possible la productivité de l’entreprise.

Supprimer les accès et récupérer le matériel

Voilà, le jour J est arrivé et il est l’heure de supprimer tous les accès du collaborateur, que ce soit au réseau interne, aux locaux, etc. Il faudra également lui demander de restituer le matériel que l’entreprise lui a prêté s’il en avait (ordinateur, téléphone, etc.). L’entreprise pourrait garder un mauvais souvenir de l’employé si ce dernier partait avec son ordinateur de fonction alors qu’elle n’a pas clairement spécifié qu’il faudrait le rendre.

Régler tous les paiements en cours

Les bons comptes font les bons amis. Il n’est pas vraiment nécessaire d’en dire plus. Tâchez de régler tout ce qu’il faut encore régler si vous ne voulez pas laisser un souvenir amer à l’employé qui s’en va. Il n’y a rien de pire que d’attendre le fruit de son labeur pendant des mois et de devoir courir après.

Faire un entretien final

Dans le cadre de l’optimisation de votre marque employeur et afin de valoriser l’opinion du collaborateur qui quitte l’entreprise, il est très intéressant de faire un entretien final avec lui. Son feedback vous permettra peut-être d’identifier certaines lacunes. À l’heure du départ, l’ex-collaborateur risque de parler plus facilement des sujets sensibles. C’est donc de l’or en barre pour qui cherche à améliorer l’ambiance au travail.

Organiser un pot de départ

Nous nous en sommes moqués gentiment, mais le pot de départ est une institution qu’il faut à tout prix sauvegarder ! Ce moment convivial et moins formel permettra à l’équipe de dire au revoir à son confrère en versant sa petite larme. L’employeur pourra remercier chaleureusement le collaborateur pour tout le travail qu’il a accompli au sein de l’entreprise. Le fait de se sentir reconnu lui fera beaucoup de bien et lui permettra de se lancer avec plus de confiance dans ses futurs projets.

Souhaiter bonne chance

En souhaitant sincèrement bonne chance à votre collaborateur et en rédigeant des lettres de recommandation et de référence, vous prouverez votre soutien. Et une personne soutenue dans ses projets et remerciée pour son travail aura beaucoup plus envie de parler positivement de son ancien employeur !

Rester en contact avec le collaborateur qui s’en va

Ce n’est pas parce qu’il quitte votre sphère professionnelle qu’il faut couper les ponts. Rien n’empêche de l’inviter au restaurant avec le reste de l’équipe quand la situation s’y prête. Vous garderez un lien fort avec cet ancien collaborateur et il aura toutes les raisons de chanter vos louanges.

Vous l’aurez compris, prendre soin du départ d’un employé est une question de bon sens et de bienveillance. En mettant réellement l’Humain au cœur des préoccupations de votre entreprise, vous améliorerez l’image de votre marque employeur et favoriserez le phénomène des « salariés boomerang », du tout bénef’ donc !