Les bonnes pratiques du rapport d’étonnement en entreprise (+ modèle à télécharger)

Tout savoir sur le rapport d’étonnement en entreprise

La philosophie du rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue de l’entreprise, qui va même au-delà du volet RH. L’écoute et l’ouverture en sont les principaux piliers, et doivent permettre à chaque nouveau collaborateur de s’exprimer librement pour partager sa perception et son ressenti. Précisons ici qu’il ne s‘agit en aucun cas d’une obligation pour le collaborateur.

Réciproquement, c’est l’occasion pour l’équipe RH, les managers et la Direction Générale de recueillir des retours objectifs sur les différentes étapes de vie du collaborateur au sein de leur structure :

• Processus de recrutement
• Intégration et formation
• Prise de poste
• Communication interne
• La vie au sein de l’équipe

Le timing du rapport d’étonnement

Pour en récolter le maximum de fruits, et permettre au nouveau collaborateur d’être à l’aise, il est important de lui partager en amont la trame du document à remplir, qui lui servira de guide pour échanger ensuite avec son interlocuteur RH. Il est essentiel que les 2 parties soient bien à égalité, le rapport d’étonnement étant avant tout un dialogue ouvert et spontané.

Dans un premier temps, le nouvel arrivant peut avoir à sa disposition un carnet dans lequel il note ses observations et ses idées au quotidien pour améliorer certaines missions ou certains process. Il pourra ensuite centraliser ces informations au sein du modèle de rapport d’étonnement qui lui aura été préalablement fourni.

À l’issue de ses 2 premiers mois au sein de l’entreprise, le collaborateur est généralement invité à envoyer son rapport d’étonnement au RRH ainsi qu’à son manager. S’il le souhaite, il peut également donner plus d’informations oralement lors d’un entretien conversationnel avec les personnes concernées.

Exemple de rapport d’étonnement

Pour vous aider à collecter les impressions de vos nouveaux collaborateurs, nous vous partageons notre exemple de rapport d’étonnement à télécharger. Nous espérons que ce modèle de rapport d’étonnement en PDF, prêt à remplir, à imprimer ou encore à reproduire aux couleurs de votre entreprise, vous fera gagner un temps précieux.

Une mine d’or d’informations pour votre équipe RH

Récoltez des retours objectifs sur votre processus de recrutement

Le rapport d’étonnement est un format idéal pour aller à la pêche aux ressentis concernant vos pratiques RH, à commencer par votre processus de recrutement. Ce dernier constitue l’un des premiers points de contact de vos collaborateurs avec l’entreprise, et il est essentiel de savoir comment votre cible RH (vos candidats recrutés) ont vécu les choses, pour améliorer continuellement vos méthodes et séduire toujours plus de talents.

Demandez donc à vos recrues comment elles ont vécu cette expérience de recrutement à vos côtés, et proposez-leur d’apporter des idées neuves pour permettre de l’améliorer pour les prochains candidats. Cet esprit de co-construction est souvent apprécié par les équipes, car il les implique et les responsabilise.

Questionnez l’intégration et la formation au sein de votre entreprise

Ensuite, suivez de façon logique les étapes de vie de votre collaborateur au sein de l’entreprise. Abordez par exemple le sujet de l’intégration et de la formation au moment de la prise de poste. Là encore, il s’agit d’étapes cruciales pour que votre talent se sente rapidement à l’aise dans son nouvel environnement de travail, et devienne opérationnel dans les meilleurs délais.

Interrogez-le sur son intégration pour récolter son feedback sur la visite des locaux ou encore sa présentation aux équipes. Demandez-lui s’il a trouvé ses formations pertinentes et s’il a été suffisamment accompagné par son manager, ses collègues ou son éventuel parrain professionnel. En fonction de ses retours, vous pourrez travailler avec vos équipes en place pour optimiser l’intégration des prochaines recrues.

Évaluez la qualité de votre communication interne

Abordons maintenant l’un des sujets qui peut clairement faire grincer des dents un nouveau collaborateur qui n’a pas encore ses repères dans sa nouvelle entreprise : la communication interne. Il est particulièrement intéressant de la faire analyser par vos recrues car elles seules peuvent réellement la commenter avec objectivité. Les équipes déjà en place depuis un certain temps ont souvent déjà tissé une toile sociale qui leur permet de compenser les éventuels manques de communication interne par des échanges informels.

Pour un nouvel arrivant, c’est beaucoup plus long à mettre en place, et le manque de circulation des informations peut vite être criant. Questionnez donc vos derniers recrutés sur les points forts et points faibles de vos relations interpersonnelles, sur les outils de communication mis en place et surtout sur leur usage de la part des équipes. C’est LE moment pour récolter tout un tas d’idées concrètes venues d’autres structures que la vôtre.

Un coup de projecteur sur la prise de poste

On le sait tous : la prise de poste est une étape toujours énergivore pour une nouvelle recrue. Les premiers jours sont très denses en termes d’informations et les premières nuits sont parfois courtes. Pour offrir un cadre serein à vos collaborateurs entrants et leur permettre de donner le meilleur d’eux-mêmes, vous avez donc besoin de créer un contexte positif et professionnel au moment de la prise de poste.

S’il s’agit d’un remplacement, c’est l’occasion pour vous d’obtenir un regard neuf et éclairé sur le poste en question, et potentiellement de lui apporter quelques réorientations pertinentes en termes de tâches ou de fonctionnement. En cas de création de poste, le feedback du collaborateur est tout aussi primordial, pour vous aider à réajuster le cadre de la mission ou les outils utilisés dès les premières semaines, et vous donner toutes les chances de fidéliser votre nouveau talent.

La vie au sein de l’équipe

Le climat social et l’esprit d’équipe sont des ingrédients clés pour la bonne intégration d’un collaborateur, mais aussi pour sa fidélisation. Si la greffe ne prend pas, un jeune collaborateur peut rapidement prendre le large. Avec un rapport d’étonnement bien élaboré, vous pourrez récolter de précieux indicateurs sur votre dynamique collective, et estimer si vos équipes actuelles jouent leur rôle dans la bonne intégration des nouveaux arrivants.

Évoquez également des sujets très concrets, comme le lien avec le manager, la clarté des objectifs fixés, l’efficacité des réunions actuellement en place ou encore la qualité des outils utilisés au quotidien. Le rapport d’étonnement permet encore une fois de récolter un regard extérieur, venant d’une personne qui a vécu d’autres expériences avant de vous rejoindre, et qui peut tout à fait apporter de nouvelles bonnes pratiques chez vous !

En conclusion, retenez donc que le rapport d’étonnement n’aura de valeur que s’il est réalisé dans un cadre de liberté d’expression et de transparence. Tous les biais pouvant influencer la réponse des nouveaux arrivants sont à éviter. C’est ainsi que vous pourrez vous appuyer sur de vrais enseignements et bâtir une stratégie RH sur-mesure.