Comment réussir l’intégration d’un collaborateur en 100% télétravail ?

Anticipez l’onboarding et prévoyez le matériel

Pour réussir l’onboarding de nouveaux salariés en distanciel, votre démarche de recrutement doit être bien pensée en amont. D’abord, il vous faut préparer tous les équipements nécessaires à votre nouvelle recrue dans son travail quotidien afin de créer un premier cadre de sérénité. Rien de pire que d’entamer une collaboration par des points de blocage techniques. Ordinateur portable, téléphone professionnel et point de connexion Internet sont les prérequis les plus répandus, mais certains postes peuvent aussi nécessiter l’accès à des outils spécifiques en ligne.

Vous devez également vous assurer de l’ergonomie de l’espace de travail de votre nouveau collaborateur : il doit être dans les meilleures conditions possibles, même à la maison. Demandez-lui s’il dispose d’une pièce dédiée au travail et d’une installation permettant d’avoir une posture tenable sur la durée, pour éviter l’apparition de TMS (troubles musculosquelettiques).

Surtout, n’oubliez pas la sécurité de votre intranet pour protéger vos données professionnelles. Assurez-vous ainsi que votre nouvelle recrue connaisse bien votre charte informatique et se connecte via un réseau VPN sécurisé, en déposant bien ses fichiers de travail sur le serveur de l’entreprise.

Réalisez un accueil digne de ce nom

L’absence de rencontre en présentiel ne doit pas impacter les relations humaines et le sens de l’accueil, primordiaux dans un contexte d’intégration. Eh oui, c’est bel et bien votre marque employeur qui est en jeu ! Prenez donc le temps de présenter votre entreprise, l’ensemble de vos collaborateurs, vos valeurs et votre culture, même si c’est en visioconférence.

Préparez également un mail de bienvenue avec toutes les démarches à suivre pour ses premiers jours. Cela lui permettra de s’organiser et de structurer ses premières tâches. Joignez-y un livret d’accueil pour mieux comprendre l’histoire et le marché de votre entreprise, ainsi qu’une liste des collaborateurs afin de découvrir votre organisation et les rôles de chacun.

Surtout, veillez à présenter votre entreprise dans son ensemble afin de créer un sentiment d’appartenance instantané :

• Pour intégrer vos nouveaux salariés, veillez à dématérialiser tous vos documents d’onboarding (par exemple votre organigramme) et assurez-vous qu’ils soient tous disponibles virtuellement ;
• Prévoyez du contenu vidéo immersif afin de présenter votre organisation, vos locaux ou encore les avantages qu’elle offre aux employés ;
• Impliquez autant que possible vos employés afin de créer de la cohésion dès le départ, par exemple avec un café virtuel d’accueil.

En plus de cela, afin de matérialiser ce lien d’appartenance, n’hésitez pas à prévoir un “welcome pack” avec des goodies à l’effigie de l’entreprise ou des cadeaux personnalisés pour les nouveaux arrivants. Ces objets reflétant l’ADN de votre entreprise prennent de l’importance en contexte de télétravail !

Organisez à distance la prise en main de vos outils internes

Un salarié en télétravail doit être autonome me direz-vous ! Oui, certes, mais votre entreprise a bien évidemment un rôle à jouer pour créer un lien de proximité avec son salarié distant, et mettre ce dernier dans des conditions vraiment opérationnelles et sereines. Ainsi, un onboarding à distance doit se composer d’une immersion et de réunions virtuelles pour présenter les outils et méthodes qui composeront le quotidien de votre nouvelle recrue. Ce temps investi en amont sera apprécié et vous apportera de vrais résultats en matière de productivité.

Prévoyez bien sûr les outils dématérialisés permettant cette communication virtuelle (Microsoft Teams, Zoom, Slack), et assurez-vous d’être capable de faire preuve de pédagogie à distance. Vous pourriez par exemple anticiper la création d’un support Powerpoint, d’un tutoriel ou d’une vidéo présentant vos outils/logiciels, ainsi qu’un temps avec un manager ou un membre de votre DSI en partage d’écran pour une démonstration très concrète.

Utilisez une plateforme digitale d’onboarding

Vous aimez faire les choses vraiment bien ? Afin de simplifier l’intégration de vos collaborateurs à distance, vous pouvez également avoir recours à une plateforme digitale d’onboarding. Il en existe une multitude, comme Cornerstone, Hey Team, Teelt, Workelo ou QuarksUp pour les PME.

Ces espaces permettent la mise à disposition d’un ensemble de services et de ressources disponibles pour vos collaborateurs en full remote : FAQ, informations sur l’entreprise, agenda personnalisé, catalogues de formation disponibles, documents administratifs dématérialisés, etc.

Ces outils offrent non seulement un onboarding plus efficace, mais également une dématérialisation simplifiée de la gestion des ressources humaines, facilement industrialisable si vous souhaitez développer l’intégration de collaborateurs en télétravail.

Créez un lien de proximité, même à distance

La clé d’une intégration réussie ? Elle pourrait se résumer en un mot : du LIEN. Il faut impliquer le salarié dès les premiers jours suivant la signature du contrat d’embauche. Il ne faut en aucun cas faire ressentir un décalage entre le traitement des collaborateurs à distance et ceux en présentiel.

Pour pallier la distance physique au travail, le manager doit créer une atmosphère de confiance, d’écoute et de partage au quotidien. Un exercice moins évident certes, mais amélioré grâce aux outils de communication comme les logiciels de vidéo-discussion, de messagerie instantanée ou encore les mails. L’essentiel est de créer des points récurrents afin de suivre un fil conducteur essentiel à la motivation, tout en laissant de l’espace et de l’autonomie pour la créativité et la montée en responsabilités.

En parallèle, il est essentiel de sensibiliser l’ensemble de vos équipes à la communication en distanciel, afin d’impliquer toute l’entreprise dans l’intégration des collaborateurs en full remote. Vos collaborateurs sur site doivent pouvoir se rendre disponibles de façon virtuelle afin d’échanger avec les nouveaux arrivants, les accompagner ou les aider lorsque c’est nécessaire.

Faire perdurer ce lien et créer un sentiment d’appartenance

Créer du lien à distance constitue un véritable challenge. Mais faire perdurer ce lien en est un autre. Même si votre collaborateur travaille au quotidien dans des contrées lointaines, rien de vous empêche de l’inviter dans vos locaux lors de quelques temps forts annuels. On ouvre Google, on commande un billet de train, et le tour est joué !

Diverses activités peuvent être organisées :

• Team building créatif
• Repas ou apéritif hebdo en équipe
• Jeux autour de la découverte de chaque salarié
• Un Koh-Lanta amateur
• Week-end sur la côte
• Séminaire à la montagne

Encore une fois, la flexibilité de votre entreprise est de mise quant à l’intégration de vos employés. Elle permettra de vous adapter au distanciel sans mettre de côté certains collaborateurs.

Enfin, n’oubliez pas que l’intégration ne s’arrête pas aux efforts fournis en début d’embauche : elle doit se perpétuer dans le temps et impliquer complètement le salarié, malgré sa distanciation physique.

En résumé, c’est en anticipant au mieux votre onboarding et en y mettant des ingrédients de dialogue et de proximité que vous le réussirez. Le défi est de taille puisqu’il s’agit à la fois d’améliorer la marque employeur de votre entreprise et de réduire au maximum le turn-over, deux enjeux qui sont encore plus sensibles auprès de collaborateurs en 100% télétravail.