Recruteurs : comment faire une bonne prise de référence ?

Ce qu’on appelle la “prise de référence” va plus loin : elle permet au recruteur, sous certaines conditions, d’établir un contact effectif avec les employeurs précédents d’un candidat. Le but de l’opération est évidemment d’obtenir un écho concret sur les compétences et savoir-être d’une éventuelle recrue. D’où cette question : comment procéder utilement et légalement pour sonder les antécédents d’un candidat ?

Prise de références : définition

La prise de références – avec ou sans s – est une étape de vérification. Dans un processus de recrutement, elle vise à savoir plus précisément ce qu’un candidat a réellement réalisé au profit de ses anciens employeurs avant d’arriver tout sourire dans votre pipeline.

Pour le dire autrement, la prise de références est une espèce d’enquête, mais le recruteur ne sort pas les gyrophares pour autant. C’est avec discrétion et modération qu’il se met dans la peau d’un inspecteur pour contacter certaines entreprises citées par un candidat dans son CV, ou directement sollicitées par le recruteur. Son but est clair : mieux cerner les compétences et les traits de caractère d’une recrue potentielle en échangeant des informations avec ses employeurs précédents – idéalement le manager, RH et/ou dirigeant – voire quelques ex-collègues.

Ces coups de sonde lui permettront d’enrichir le portrait détaillé du candidat – missions réalisées, comportement avec ses équipiers, atouts majeurs, carences éventuelles – et d’éclipser les doutes qu’il pourrait avoir sur la réalité/pertinence de certaines références.

Dans tous les cas, il faut savoir que ces échanges ne se déroulent pas à l’insu de la personne concernée, puisqu’un candidat doit donner son feu vert pour autoriser la prise de référence. Via les articles L.1221-8 et L.1221-9, le code du travail stipule que « tout employeur souhaitant s’enquérir des références d’un candidat doit préalablement lui demander l’autorisation ».

L’accord du candidat – transmis par écrit – doit stipuler les coordonnées des personnes qui pourront être contactées (nom, fonction, adresse mail et numéro d’appel) et confirmer qu’il autorise les échanges. La teneur des conversations ne peut en aucun cas porter sur la vie privée du candidat.

Comment s’y prendre pour sonder les références ?

En amont de la prise de référence, il arrive parfois qu’un employeur se fende d’une attestation pour exprimer toute la considération qu’il porte à un élément dont il a dû se séparer. C’est notamment le cas quand une entreprise se voit contrainte de restructurer ses équipes suite à une fusion ou une réorganisation.

Ce courrier qui vaut patte blanche, c’est une recommandation, une espèce de Graal sur papier. Difficile d’en parler sans faire un petit clin d’oeil à nos amis de Downton Abbey. Dans ce contexte positif, la prise de référence est un échange de vue très facile à organiser. Pour le recruteur, il suffit d’empoigner son téléphone pour inciter l’ex-employeur à développer les arguments pointés dans sa recommandation.

Dans la pratique, les recommandations fleurissent rarement de façon spontanée. Les employeurs qui cherchent à en savoir plus doivent donc passer par ce parcours de prise de référence qui demande un certain temps. Si les employeurs ne le font pas pour chaque embauche, il faut noter que les chasseurs de tête et les recruteurs professionnels le font systématiquement. Pour disposer d’une CVthèque pertinente et performante, c’est une étape indispensable, en dépit de son aspect chronophage.

Préparation et justification

De facto, le processus légal qui encadre la prise de référence en dessine les limites. Comme les nouveaux employeurs ne peuvent entrer en contact qu’avec les référents notifiés par le candidat, il est assez facile d’en pressentir la teneur.

Ce qu’on devine surtout, c’est que la liste dressée par le candidat brillera par l’absence de toutes les personnes qui auraient eu l’occasion de se friter avec lui. Ceux qui auraient placé des cailloux dans ses chaussures lors du chemin conduisant à votre porte ne seront certes pas mentionnés. Quoi qu’il en soit, l’important est de savoir où intervient la prise de référence dans votre processus d’embauche. À quel moment ?

Le plus souvent, cette phase de vérification surgit en fin de parcours, quand toutes les étapes précédentes vous ont donné satisfaction. Ceci suppose que le talent dont vous étudiez le profil a déjà, à ce moment, un joli capital de sympathie dans votre estimomètre. L’étape qui consiste à interroger ses références n’a donc pas vocation à piéger le candidat. Quand cette approche respectueuse prévaut, il est bon d’en informer le principal intéressé. Il comprendra d’autant mieux la logique et le bien fondé de votre démarche.

Quelles sont les réponses que vous attendez ?

Comme évoqué ci-avant, la prise de référence n’est pas sans impact sur votre temps. Pour mener l’exercice à bien, il faut organiser les rendez-vous téléphoniques en sachant que ce type d’échange peut facilement prendre 20 à 30 minutes.

Il est donc recommandé de s’y préparer en vous concentrant sur l’essentiel : que cherchez-vous réellement à savoir ? Quand vous aurez mis le doigt sur cette info-cible, vous pourrez préparer les bonnes questions et les orchestrer dans une suite logique. Vous gagnerez du temps et votre interlocuteur ne manquera pas de l’apprécier.

N’oublions pas que, de son côté, l’histoire du candidat que vous étudiez est une page qui s’est refermée. Comme il en sait forcément plus que vous sur le postulant, le mieux est de le laisser s’exprimer pour cueillir, çà et là, des éléments qui pourront compléter votre dossier. Attention cependant à ne pas trop orienter vos questions pour conserver toute l’objectivité de l’échange.

Par souci d’efficacité, il est judicieux de prévoir au-moins 2 ou 3 entretiens pour pouvoir croiser les informations et affiner votre perception de celle ou celui qui arpentera peut-être vos couloirs dans les prochains jours.

Croiser les infos avec vos autres sources

Au bout du cycle, les informations collectées lors d’une prise de référence vous permettront d’avoir un dossier complet sur les candidats que vous envisagez pour un poste dans votre entreprise. Après le CV détaillé, le courrier de motivation et l’éclairage obtenu auprès des référents consultés, il ne vous reste plus qu’à faire un petit tour sur les réseaux sociaux – LinkedIn en tête – pour asseoir votre opinion sur le candidat.

Toutes ces démarches, vous pouvez les entreprendre de votre côté, mais ce sera forcément au détriment des autres missions qui vous incombent dans l’entreprise. Le moment est donc bienvenu pour se poser la bonne question : faut-il vous lancer dans ces démarches en solo ou vaut-il mieux confier vos missions de recrutement à un cabinet spécialisé, rodé à l’exercice ?

C’est une interrogation qui mérite toute votre attention. Si vous avez besoin de conseils et/ou d’informations complémentaires pour chiffrer les deux côtés de la balance, n’hésitez surtout pas à contacter Happy to meet you. Notre équipe se penchera vite et bien sur toutes vos questions.